Merhaba! Üniversiteye yeni adım atan arkadaşlar için özel olarak hazırladığım “Üniversite 101” (ÜNİ101) yazı serisine hoş geldiniz! Bu rehber niteliğindeki yazılar, üniversite hayatınızı daha keyifli ve başarılı bir şekilde geçirmenize yardımcı olacak püf noktaları içermektedir. Sizi motive edecek ve unutulmaz anılar biriktirmenizi sağlayacak ipuçlarını bulabileceğiniz bu yazı serisi ile üniversite hayatınızın en heyecan dolu zamanlarını yaşayabilirsiniz. Hazır mısınız? Başlayalım!
Bana “Peki, sen de kimsin?” diyorsanız, yeni bir üniversite mezunu olduğumu söyleyeyim. Bu yıl Bilkent Üniversitesi Uluslararası İlişkiler Bölümü’nden Felsefe yan dalıyla birlikte mezun oldum ve öğrenci kulüpleri dahil olmak üzere üniversitenin birçok alanının keyfini çıkarttım. Yararlı olabilecek tecrübelerimi bu seride sizlere aktarmaya çalışacağım. Daha detaylı bilgileri Hakkımda sayfasından edinebilirsiniz.
Bu kısa girişten sonra serideki ilk konumuzla başlayalım: “Üniversitede nasıl e-posta yazılır?”
Telefonlar ve mesajlaşma uygulamalarının yaygınlaşmasıyla e-postanın kullanım sıklığı azalmış olsa da üniversite ve birçok resmi kurumlarla iletişimin resmi yolu hala e-posta. Ve e-postaların da mektup gibi kendi yazma kuralları var. Hocalarınıza, üniversitenin çeşitli birimlerine, kurumlara ve diğer yerlere göndereceğiniz e-postalarınıza cevap alabilmek ve isteklerinizin kabul edilme ihtimalini arttırmak için doğru şekilde e-posta yazmak önemli. Eminim hepimiz e-posta yazarken hatalar yapmışızdır ancak bu hataları yapmadan da e-posta doğru şekilde e-posta yapmayı öğrenebiliriz! Aslında çok zor da değil, birkaç küçük önemli noktası var ki onlara dikkat edildiğinde işin büyük kısmı halloluyor. Bu birkaç noktayı incelerken adabına ve kurallara uygun, uygun bir dille profesyonel bir e-posta yazınca karşınızdaki kişiyle anlaşma olasılığınızın arttığını da düşünerek kendimizi motive edebiliriz.
1. E-posta konu başlığı
E-posta konusu, e-postanızın birkaç kelimelik özeti gibidir. E-postayı niçin yazdığınızı olabildiğince kısa, öz ve anlaşılır bir şekilde ifade etmek gerekir. Belki e-postanızın ne kadar erken veya geç açılıp açılmayacağını bile etkiliyor olabilir. Hatta belki de hiç açılıp açılmayacağını da… Bu yüzden netlik önemli, konunun sadedi neyse onu yazmak iyi olur.
Örnekler:
“Ofis randevusu talebi”
“Ders seçimleriyla ilgili yardım”
“ÜNİ 101 Sunum Konusu”
2. Selamlama
E-postanın girişinde her zaman kısa bir selamlama olur. Bu selamlama, e-postayı gönderdiğiniz kişinin adını ve unvanını biliyorsanız onlardan da oluşabilir, yalın bir “Sayın Hocam” da olabilir veya gönderdiğiniz kişinin adını, unvanını bilmiyorsanız kısa bir “Merhaba” da olabilir. Üniversitede hocanızın adını bileceğinizi düşünerek örneği şöyle verebiliriz:
“Sayın Profesör Charles Xavier,” (Resmi bir selamlama)
“Sayın Hocam,” (Orta karar bir selamlama)
“Merhaba Hocam,” (Daha samimi bir selamlama)
Uluslararası hocalarla iletişim kurarken ise şu kalıplar kullanılabilir:
“Dear Professor Xavier,”
“Dear Professor Charles Xavier”
“Hello Professor Xavier”
Uluslararası hocalar kendilerine ilk isimleriyle hitap edilmesini de tercih edebilirler. Kendilerinin belirttiği böyle bir durum varsa siz de o şekilde kullanabilirsiniz.
3. Ana içerik
Her yazı gibi e-postayı da üç ana bölüme ayırabiliriz: Giriş, Gelişme, Sonuç.
E-postanızın girişinde, eğer önceden tanışmıyorsanız veya karşılıklı e-posta göndermediyseniz, kısaca kim olduğunuzu söyleyebilirsiniz. Eğer e-posta adresinizde isminiz net bir şekilde görünmüyorsa kim olduğunuzu en başta açıklamak daha da önemli. Ardından, adettendir, nezaketen e-posta gönderdiğiniz kişiye kısaca hal hatır sorulur. Siz de hocanıza “Umarım her şey yolundadır” diyerek başlayabilirsiniz, bir zararı olacağını sanmam. Ardından sözü gönderdiğiniz e-postayı yazma nedeninize getirirsiniz.
Gelişme kısmı sizin esas e-posta metninizden oluşur. Burada e-postayı neden yazıyorsanız o konuyu kısa ve net bir şekilde aktarmalısınız. Esas mesajınızı fazla detaylara girmeden, gönderdiğiniz kişinin zaman, enerji ve dikkatinin kısıtlı olabileceğini göz önünde bulundurarak yazmak faydalı olabilir.
Sonuç bölümündeyse, konuyu toparlayıp eğer bir sorunuz varsa soruyla, teşekkür edecekseniz teşekkürle, bir istekte bulunuyorsanız o soruyla bitirebilirsiniz. Bir nevi e-postanızın özeti olan sonuç kısmının da olabildiğince öz ve net olması önemli.
Pek tabii her zaman şartlara ve resmiyet seviyesine uygun bir tonda olmak sizi güvenli tarafta tutacaktır.
4. Kapanış ve imza
E-postanın en önemli kısımlarından biri imza bölümüdür, e-postayı kimin hangi unvanla yazdığını gösterir. Ve e-posta yazma adabına göre genelde imzanızdan önce de uygun bir kapanış sözcüğü eklenir.
Örnekler:
“Saygılarımla,”
“En iyi dileklerimle,”
“Şimdiden teşekkürler,”
“İyi çalışmalar dilerim,”
“İyi tatiller,”
İngilizce örnekler:
“Sincerely,”
“Best regards,”
“Kind regards,”
“Warm regards,”
“Best wishes,”
“Regards,”
“All the best,”
Yukarıdaki çeşitli örnekleri (hepsinin bunlarla sınırlı olmadığını da hatırlatayım), yine şartlara ve resmiyet seviyesine uygun bir şekilde kullanabilirsiniz. Yahut, kendinize göre uyarlayabilirsiniz.
İmzaya gelecek olursak, kendinizi karşınızdaki kişiye nasıl tanıtacaksanız direkt o şekilde yazabilirsiniz. Özel bir unvanınız, iletişim bilginiz varsa eklemeniz de hem e-postanızı daha da profesyonel hale getirecek hem de resmi iletişim yollarınızı paylaşmanıza imkan tanıyacaktır.
Örnek:
Saygılarımla,
Tony Stark
Stark Industries
CEO
İnternetteki Canva gibi çeşitli online araçlarla kendinize özel görsel imzalar da tasarlayabilirsiniz.
Dikkat edilmesi gereken noktalar!
Netlik, netlik, netlik
Yazı boyunca sık tekrarlamamdan da anlayacağınız gibi netlik, mesajınızı kısa ve öz yazmanız önemli. Kendinizi bu konuda geliştirmek için e-postanızı gönderdiğiniz kişinin yorgun, meşgul veya dikkatinin dağınık bir anına denk geldiğini hayal ederek yazmayı deneyebilirsiniz.
E-postanızı göndermeden önce bir kez okumaya çalışın
İmla ve dilbilgisi hataları e-postanızın bir yandan kötü görünmesine sebep olacağı gibi diğer yandan anlaşılırlığını da olumsuz etkileyecektir. Gönderdiğiniz kişinin kısıtlı dikkatini olması gereken yerden, e-postanızın ana mesajından, hatalara yönlendirebilir.
Yazım dilinin uygunluğu ve formalite seviyesi
E-postanızı yazım şekliniz e-postanın resmiyet seviyesine göre tamamen değişiklik gösterebilir. Bu yüzden e-postanızı alıcı, koşullar ve resmilik düzeyine göre düzenlemeyi unutmayın.
Özel e-posta yazma kuralları
Bazen bazı hocalarınız sizden kendilerine e-posta yazarken bazı özel kurallara uymanızı isteyebilir. Kendilerine nasıl hitap edeceğiniz ve kendilerini nasıl selamlayacağınız, e-postanızın konu başlığı gibi unsurları bu isteklere göre düzenleyebilirsiniz.
Aynı şekilde, diğer bazı durumlarda da alıcı kendisine e-posta gönderilirken bazı kurallara uyulması gerektiğini belirtmişse e-postayı bu kuralları kontrol ederek yazmak doğru olur.
Hafta sonu ve resmi tatillerde e-posta gönderilir mi?
Doğrusu bu sorunun net bir cevabı bende yok. Belki belli durumlarda hafta sonu ve resmi tatillerde de e-posta gönderilebilir. Ancak, çalışma saatleri dışında profesyonel bir e-posta gönderdiğinizde cevap için çalışma saatlerinin başlamasını ve e-postaları kontrol etmek ve cevaplamak için makul bir süre geçmesini beklemek iyi bir fikir olabilir. Ayrıca, yurt dışına e-posta gönderecekseniz onların saat dilimlerini ve tatil günlerini göz önünde bulundurmak da faydalı olacaktır.
Örnek bir üniversite e-postası
E-posta konu başlığı: “Ders seçimleri ve [Ders Adı] müfredatı”
Sayın Hocam,
Ben [Bölüm ve Sınıf] öğrencilerinden Peter Parker. Umarım güzel bir yaz geçirmişsinizdir. Gelecek hafta yapacağımız ders seçimleriyle ilgili kafam biraz karışık. Sizin [Ders Adı] dersini açtığınızı gördüm ancak sistemde dersin müfredatına ulaşamadım. Kayıtlar öncesi dersin içeriğiyle ilgili daha fazla bilgi sahibi olabilmek için sizden müfredatı paylaşmanızı isteyebilir miyim?
Saygılarımla,
Peter
Kısa, öz ve ne anlattığı ile ne istediği gayet anlaşılır olan bir e-posta. Duruma göre birçok farklı versiyonu da oluşturulabilir.
Uzun lafın kısası
Bu işin özü, e-postayı duruma ve resmiyet seviyesine uygun bir tonda, profesyonel şekilde yazmak; mesajı kısa ve öz tutmak; belli e-posta kurallarına uymak. Bunları göz önünde bulundurarak e-posta yazdığınızda her zaman cevap alacağınızı garanti edemesem de cevap alma ve bir isteğiniz varsa kabul edilme şansınızı olabildiğinice arttırdığınızı söyleyebiliriz.
Bu yazıya sığdıramadığım, gözümden kaçan yerler için her zaman sorularınızı yorumlardan veya İletişim sayfasından gönderebilirsiniz. Ayrıca konu fikirlerinizi de göndermenizden memnuniyet duyarım. Hepinize mutlu bir üniversite hayatı dilerim. Sonraki ÜNİ101 yazısında görüşmek üzere.
Engin Ozcan 